Sistemi di Gestione: modelli organizzativi e valore aggiunto per le imprese

Con il passare degli anni le tipologie di rischi che le organizzazioni si trovano a dover gestire si sono evolute e modificate e, di conseguenza, anche le metodologie di approccio al rischio hanno dovuto subire dei cambiamenti.

In un mondo che oggi si trova sempre più coinvolto a dover fronteggiare situazioni di crisi a livello internazionale in contesti di conflitto armato, di emergenze sanitarie e di disastri ambientali, vediamo crescere in modo esponenziale la necessità di adeguare i sistemi di gestione e adottare Modelli Organizzativi che siano in grado di definire precise procedure di gestione e minimizzazione del rischio.

Per Modello Organizzativo si intende l’insieme delle soluzioni tecniche, comportamentali e strategiche che un’azienda, intesa nel suo complesso, adotta nelle diverse aree di business per svolgere le proprie attività, in linea con gli obiettivi strategici che si è data. Nella realtà il “modello organizzativo” definisce la struttura “statica” dell’organizzazione aziendale, che ne comprende le idealizzazioni culturali, etiche e deontologiche, nonché le finalità strategiche, di prodotto e di business.

Ogni modello organizzativo ha al suo interno dei sottosistemi progettati per la definizione e il funzionamento di parti ben definite delle attività aziendali. Questi sottosistemi sono rispettivamente destinati a descrivere le attività connesse alla qualità, alla sicurezza del lavoro, all’ambiente, alla gestione del personale e, nel loro insieme coordinato, consentono di delineare e fotografare l’intero schema organizzativo e il ciclo operativo dell’azienda.

Alla luce di questo, ogni singola azienda per ognuno dei propri processi produttivi può – e spesso deve – progettare un insieme di attività destinate al “governo” delle stesse secondo norme e regolamenti ed in base a visioni strategiche dettate da normative statali ma, nell’ultimo periodo, anche da norme e regolamenti di natura volontaristica.

Aspetto tipico dei sistemi di gestione è infatti l’approccio per processi, che, in quanto tale, riesce a dare un’esatta visione della dinamicità dell’azienda affrontando i temi organizzativi dal punto di vista del fluire delle attività all’interno dei processi e della loro interrelazione nell’ambito della produzione aziendale.

Per comprendere le opportunità, i vantaggi e gli aspetti critici dell’implementazione di un sistema di gestione è necessario innanzitutto ripercorrere la genesi stessa dei sistemi e il modo in cui sono stati applicati, nonché, sotto il profilo normativo, quali sono stati gli obiettivi che la comunità dei normatori ha perseguito negli anni fino ad arrivare alla situazione odierna.

A partire dal 2012, l’ISO stabilisce una struttura comune per tutte le norme sui sistemi di gestione, identificata come High Level Structure (HLS). La struttura comune è quella che oggi ben conosciamo perché applicata alle recenti edizioni delle norme ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, basata sui seguenti 10 punti:

Oltre agli obiettivi dichiarati di facilitarne l’utilizzo, garantire coerenza e permettere una sorta di “interoperabilità” delle norme, la HLS è una meta-norma che al suo interno include alcuni criteri comuni a tutte le moderne norme che trattano i sistemi di gestione:

La norma ISO 9001:2015 “Sistemi di gestione per la qualità“, è il più famoso e diffuso standard per il miglioramento della qualità. È lo standard scelto da tutte quelle organizzazioni che intendono dotarsi di uno strumento di lavoro finalizzato al miglioramento continuo e costante, che vogliono incrementare la propria efficienza, abbattere i costi, e aumentare la fidelizzazione della clientela. Un’azienda con sistema qualità certificato ISO 9001 è un’azienda che offre la garanzia di una struttura solida, valutata da un ente al di sopra delle parti, organizzata in modo tale da tenere sotto controllo tutti gli aspetti della propria attività e garantire riproducibilità delle performance e dunque del mantenimento ma anche del miglioramento continuativo degli standard qualitativi erogati.

La norma ISO 9001 è basata su sette principi di gestione della qualità e non spiega come impostare il modello di gestione dal punto di vista qualitativo bensì ha lo scopo di incoraggiare le imprese a capire quali siano gli obiettivi che si vogliono ottenere e come raggiungerli utilizzando al meglio le proprie risorse:

La norma specifica, inoltre, i requisiti di un sistema di gestione per la qualità quando un’organizzazione:

La certificazione ISO 9001:2015 aiuta le organizzazioni a sviluppare e migliorare le proprie prestazioni, oltre a dimostrare elevati livelli di qualità del servizio a potenziali clienti.  Adottare un sistema di gestione della qualità offre maggiore visibilità e trasparenza verso i mercati di riferimento e tale certificazione è spesso richiesta come prerequisito o requisito preferenziale in sede di gare di appalto.

La specifica tecnica IATF 16949, insieme alla norma ISO 9001:2015, definisce i requisiti fondamentali del sistema di gestione per la qualità per la progettazione, sviluppo, produzione e, se pertinente, per l’installazione e assistenza di tutti i prodotti dell’industria automobilistica. 

La IATF 16949 è stata sviluppata dall’International Automotive Task Force (IATF) e trova piena applicazione in tutto il mondo ed è richiesta da tutti i costruttori occidentali. La specifica tecnica IATF 16949 può essere applicata a tutta la catena di fornitura dell’industria automobilistica, inclusi i siti di organizzazioni presso i quali sono fabbricati veicoli o componenti o forniti servizi di trattamento e finitura. Il Sistema di Gestione per la Qualità, progettato ed implementato secondo la specifica tecnica IATF 16949, definisce quindi i requisiti per i processi di progettazione, sviluppo, produzione, e, quando pertinente, installazione, assemblaggio e assistenza di prodotti.

Il riconoscimento internazionale della specifica tecnica IATF 16949 garantisce la credibilità dell’organizzazione che ha ottenuto la certificazione, in particolare nel momento in cui partecipa a gare di fornitura o attua misure per espandere il proprio business; aiuta inoltre a ridurre il numero di scarti di produzione e a migliorare l’efficienza produttiva.

La IATF 16949 permette infine, di creare un approccio condiviso al sistema di gestione per la qualità lungo tutta la catena di produzione dell’industria automobilistica e di accedere alle best practice del settore.

La ISO 14001:2015 “Sistemi di gestione ambientale” è una norma internazionale a carattere volontario, applicabile a qualsiasi tipologia di Organizzazione pubblica o privata, che specifica i requisiti di un sistema di gestione ambientale.

La certificazione, in accordo alla norma ISO 14001:2015 contribuisce ad identificare, gestire, monitorare gli impatti ambientali relativi alle attività di un’organizzazione. Ogni azienda, infatti, migliorando le proprie prestazioni ambientali e i propri processi, può trarne beneficio rafforzando la fiducia dei propri clienti e tenendo sotto controllo le proprie responsabilità nei confronti dell’ambiente.

L’adozione di un Sistema di Gestione Ambientale consente all’organizzazione di perseguire obiettivi ed attuare politiche che tengano conto delle prescrizioni legali e delle informazioni riguardanti gli aspetti ambientali significativi. Nello specifico, consente di gestire in modo sistemico gli aspetti ambientali inerenti ai processi, in ottica di efficienza e miglioramento delle performance ambientali, permettendo di ottenere diversi vantaggi, tra i quali:

Con l’estensione della responsabilità amministrativa delle imprese ad alcune tipologie di reati ambientali, lo sviluppo di un Sistema di Gestione Ambientale può inoltre essere connesso a quello del Modello Organizzativo secondo il D.Lgs. 231/01, di cui parleremo di seguito, dando evidenza di avere attivato gli strumenti per prevenire eventuali comportamenti illeciti.

La norma ISO 45001:2018 “Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro” è una norma internazionale che specifica i requisiti per l’implementazione di un Sistema di Gestione per la Salute e la Sicurezza sui luoghi di lavoro, permettendo ad ogni organizzazione di migliorare proattivamente le sue prestazioni in termini di prevenzione degli infortuni. Oltre al suo fine primario, la norma consente anche di impegnarsi su altri aspetti della salute e della sicurezza, come il benessere dei lavoratori, in accordo con la definizione di salute dell’OMS che include anche il benessere mentale e sociale.

La norma ISO 45001:2018 può essere applicata all’interno di tutte le aziende indipendentemente dalle dimensioni, tipologia e attività, consentendo all’azienda di raggiungere non solo elevanti standard di salute e sicurezza ma di poter accedere in maniera facilitata ad agevolazioni economiche e riduzioni fiscali.

Tra i principali benefici dell’adozione di un sistema ISO 45001:2018 troviamo la diminuzione delle spese per infortunio, una maggiore motivazione del personale, il miglioramento degli indici di efficacia e di efficienza ed il potenziamento dei contenuti di eccellenza e servizio veicolati al mercato. Tra gli altri benefici raggiunti dall’adozione della certificazione possiamo trovare:

Abbiamo visto quelli che sono considerati i principali sistemi di gestione adottati dalle aziende in materia di qualità, ambiente e sicurezza. Quando parliamo di soddisfazione del cliente intendiamo sia quella diretta, insita nella qualità del prodotto o servizio che un’azienda eroga, sia quella indiretta che si riferisce alla sensibilità rispetto all’ambiente e al contesto in cui essa è inserita, prestando quindi attenzione alla salvaguardia della salute sia interna all’azienda e nel territorio di riferimento.

La qualità, quindi, non può prescindere dalla salute e dalla sicurezza, come non può prescindere dall’ambiente e dal contesto in cui l’azienda è inserita. Maggiore sarà l’attenzione dell’organizzazione verso questi temi, migliore sarà il rapporto e la fiducia sviluppata nei confronti delle parti interessate, nell’ottica di un miglioramento e crescita continui, prerogativa propria dei sistemi di gestione.

Tuttavia, i motivi e il momento temporale in cui avviene l’integrazione dei sistemi di gestione qualità, ambiente e sicurezza sono diversi per ciascuna organizzazione. La necessità dell’integrazione può essere frutto della maturità raggiunta nell’adozione dei singoli sistemi oppure può essere l’esito di una riflessione conseguente ad un cambiamento, già avvenuto o imposto o da una richiesta esterna da parte degli stakeholder, spesso dai clienti, oppure dalla necessità di migliorare il rapporto con la filiera di fornitura.

Il primo step, fondamentale per chi decide di procedere con l’integrazione di un sistema di gestione, è quello di definire il “perché” si vuole implementare un sistema integrato, occorre quindi prefissarsi un obiettivo.

Una volta definito che cosa s’intende perseguire con l’integrazione, l’organizzazione deve determinare l’ambito di applicazione del sistema integrato, che non necessariamente deve e può coincidere con la sommatoria degli ambiti di applicazione definiti per i sistemi di gestione autonomi. Soprattutto quando la decisione dell’integrazione prende il suo avvio dalla considerazione che alcune esigenze e aspettative delle parti interessate non sono state opportunamente soddisfatte dal precedente approccio basato su sistemi indipendenti, è necessario esaminare attentamente lo scopo, l’ambito e gli obiettivi del sistema integrato per determinare se rappresentino un progresso coerente con le premesse.

Infine, i tre fattori che devono essere presidiati nel percorso di integrazione dei sistemi sono:

lI modello organizzativo 231, anche noto come Modello 231, è uno strumento legislativo introdotto con il D.Lgs. 231/2001 che va a regolamentare la responsabilità amministrativa degli Enti.

Il sistema di gestione 231 è formato da un insieme di regole, procedure e modalità operative che definiscono un sistema organizzativo, di gestione e controllo interno di un’azienda che mira ad impedire o prevenire la commissione dei reati sanzionati dal D.Lgs. 231/01 da parte degli amministratori o dipendenti. Si tratta di un atto privato adottato da una persona giuridica, o associazione priva di personalità giuridica, volto a prevenire la responsabilità penale derivante dalla commissione o tentata commissione di determinate fattispecie di reato nell’interesse o a vantaggio degli enti stessi e si affianca alla responsabilità penale della persona fisica che ha commesso il reato.

Tale sistema viene quindi adottato da un’organizzazione per assicurare comportamenti responsabili e rispettosi delle norme attinenti alla responsabilità di impresa ed ha quindi sia una funzione preventiva che una funzione di indirizzo.

Il sistema di gestione del modello organizzativo 231 dipende dalle caratteristiche dell’impresa, dalle attività che svolge, dai suoi processi produttivi, dai contesti in cui opera e dagli interlocutori con cui essa interagisce. Possiamo però trovare alcuni elementi principali, comuni a tutti i Modello Organizzativi 231, a prescindere dalla tipologia di azienda, ovvero:

La sola adozione di un Modello 231 non è sufficiente per soddisfare il più importante dei benefici derivanti dai programmi di conformità al D.Lgs. 231/01 ovvero l’esclusione o la limitazione della responsabilità dell’azienda in caso di commissione di un reato sanzionato dal D.Lgs. 231/01. Successivamente all’adozione del Modello 231, devono, infatti, essere assicurati il concreto esercizio da parte dei destinatari (ad esempio, il rispetto puntuale di una procedura) e il mantenimento nel tempo del Modello stesso che, a sua volta, include le attività generalmente assegnate all’Organismo di Vigilanza, tra cui vigilare e controllare l’osservanza e l’efficacia del Modello, formare e informare i destinatari del Modello e aggiornare e il Modello Organizzativo.

Il miglioramento dell’efficienza energetica e la riduzione dei consumi svolgono oggi un ruolo di fondamentale importanza rispetto al cambiamento climatico, ovvero sono aspetti che concorrono alla soddisfazione di alcuni degli obiettivi di sviluppo sostenibile per il 2030 approvati dalle Nazioni Unite (SDGs – Sustainable Development Goals).

In questo contesto si cala la norma ISO 50001, il cui focus va a collegarsi direttamente a quattro di questi obiettivi: energia pulita ed accessibile, città e comunità sostenibili, consumo e produzione responsabili ed azione per il clima.

A livello di organizzazione questi concetti si traducono nella necessità di utilizzare le risorse energetiche in modo razionale ed efficiente, concorrendo alla riduzione delle emissioni di gas serra e contemporaneamente dei costi sostenuti in materia energia. La norma UNI CEI EN ISO 50001 è lo standard internazionale che fornisce alle organizzazioni del settore pubblico o privato i requisiti per l’implementazione di un sistema di gestione dell’energia (SGE). Nella pratica tale sistema si propone di aiutare le organizzazioni a definire le strategie di guida verso responsabilità energetiche, a fissare obiettivi di performance energetica a breve, medio e lungo termine e ad allocare le risorse necessarie per il conseguimento degli stessi.

I principali vantaggi derivanti dall’adozione di un Sistema di Gestione ISO 50001 sono:

Risulta sempre più significativa l’adozione del sistema di gestione dell’energia ISO 50001 visti i nuovi obblighi normativi definitivi dal D.lgs. 73 del 14/07/2020. In particolare l’articolo 8 prevede che le aziende obbligate debbano attuare “almeno uno degli interventi di efficienza individuati dalle diagnosi stesse o, in alternativa, ad adottare sistemi di gestione conformi alle norme ISO 50001, nell’intervallo di tempo che intercorre tra una diagnosi e la successiva, dandone opportuna comunicazione nella diagnosi successiva l’attuazione dell’intervento stesso”.

A livello mondiale, l’organismo che più si è impegnato in materia di sicurezza degli alimenti è la Fao, congiuntamente con l’Oms. Nel 1963 le due organizzazioni hanno dato vita al Codex Alimentarius, un programma creato per sviluppare standard e linee guida orientate a proteggere la salute dei consumatori.

In Europa, il concetto di sicurezza alimentare è diventato una priorità in tempi più recenti. Con lo scopo di adottare un piano d’azione integrato, che coniughi qualità e sicurezza nel rispetto delle produzioni tipiche, l’Europa ha dato vita a una Authority europea unica per la sicurezza alimentare (Efsa) nata nel 2002, dotata di una commissione di tecnici e scienziati indipendenti dai rispettivi governi, con sede a Parma. L’agenzia è l’organo consultivo per eccellenza della Commissione europea e mantiene la responsabilità di legiferare in materia. Con l’approvazione del regolamento europeo 2002/178 sono state identificate una serie di procedure unificate per garantire la qualità alimentare in tutti i paesi membri.

Gli enormi cambiamenti che hanno interessato il sistema alimentare, caratterizzato non più da uno stretto rapporto tra produzione e consumo ma nel quale gioca un ruolo fondamentale la conservazione degli alimenti, pongono oggi nuovi problemi e punti critici da risolvere per garantire la sicurezza alimentare. Appare quindi evidente che può essere garantita solo da pratiche adeguate di produzione e manipolazione degli alimenti, che nel loro insieme costituiscono una serie di misure di prevenzione e di controllo dei rischi.

La UNI EN ISO 22000 “Sistemi di gestione per la sicurezza alimentare – Requisiti per qualsiasi organizzazione nella filiera alimentare” è una norma volontaria che si propone di armonizzare su un livello globale le esigenze di un’organizzazione aziendale finalizzata alla sicurezza alimentare. Essa permette ad ogni azienda di mirare ad un sistema di gestione della sicurezza alimentare più focalizzato, coerente ed integrato con la propria realtà, rispetto a quanto già messo in atto dalle stesse aziende per sottostare alla normativa vigente.

La certificazione ISO 22000 permette alle aziende che la adottano di dimostrare il costante impegno profuso nella gestione della sicurezza alimentare e guadagnare la fiducia dei consumatori e consente a tutte le aziende coinvolte nella filiera alimentare di identificare con precisione i rischi a cui sono esposte e di gestirli in maniera efficace.

Lo standard è stato sviluppato da una commissione tecnica dell’ISO in cooperazione con esperti dell’industria alimentare, il Codex Alimentarius, la FAO e l’Organizzazione Mondiale della Sanità. La norma ha un campo di applicazione molto vasto in quanto tutti i soggetti coinvolti nella filiera alimentare possono aderirvi: il principale merito di questo documento è l’avere saputo organizzare filosofie differenti di gestione del rischio igienico e rappresenta quindi un valido strumento per le aziende che desiderano implementare un sistema finalizzato in modo mirato alla gestione delle problematiche igieniche. 

La certificazione secondo la ISO 22000 consente inoltre di:

Oltre all’adozione dello standard ISO 22000, le aziende più virtuose possono decide di aderire ad altri standard di certificazione come la BRC o l’IFS.

Lo standard globale BRCGS per la sicurezza agroalimentare è uno degli strumenti operativi utilizzati per dimostrare che sono state prese tutte le misure ragionevoli per evitare un incidente o un danno e per selezionare i fornitori della filiera agroalimentare.  L’approccio adottato dal BRC consente di ridurre i costi complessivi della gestione della supply chain e di accrescere nello stesso tempo il livello di sicurezza per clienti, fornitori e consumatori. 

Sviluppato per la prima volta nel 1998, oggi, il BRC, è considerato un requisito necessario per operare nel settore e rappresenta anche una grande opportunità per dimostrare l’impegno continuo dell’azienda nei confronti della sicurezza, della qualità e del rispetto delle norme che regolano il settore agroalimentare. 

L’adozione dello standard BRCGS consente alle aziende di selezionare e qualificare i loro fornitori e fornisce un quadro per gestire la sicurezza, l’integrità, la legalità e la qualità dei prodotti nell’industria di produzione, lavorazione e confezionamento di alimenti e ingredienti alimentari. I requisiti dello standard sono relativi al sistema di gestione della qualità, al sistema HACCP e ai programmi di prerequisiti pertinenti, compresi i requisiti GMP (Good Manufacturing Practice), GLP (Good Laboratory Practice) e GHP (Good Hygiene Practice).

Lo standard globale BRCGS per la sicurezza agroalimentare risponde ai criteri stabiliti dalla Global Food Safety Initiative del CGF– The Consumer Good Forum, l’organizzazione internazionale a cui partecipano CEO e alti dirigenti di quasi 400 fra retailer (con quasi 200mila punti vendita) e produttori di ogni dimensione. Si tratta di uno standard accettato dalla maggioranza dei retailer di prodotti agroalimentari.

I più importanti operatori della distribuzione e le maggiori industrie europee del settore spesso impongono ai loro fornitori l’obbligo della certificazione BRCGS. Questo standard offre alle aziende l’opportunità di:

La certificazione secondo lo standard globale BRCGS per la sicurezza agroalimentare favorisce anche la gestione efficiente della supply chain, riducendo la necessità di auditing esterno e accrescendo l’affidabilità complessiva della catena di fornitura.

Altro standard che spesso viene richiesto alle aziende della GDO è la certificazione IFS (International Food Standard), uno standard internazionale per la valutazione della conformità dei prodotti e dei processi in relazione alla sicurezza e alla qualità degli alimenti.

È una certificazione volontaria e si applica ai fornitori che operano in tutte le fasi della lavorazione alimentare successive a quella agricola.

Per ottenere la certificazione IFS, sono richiesti i seguenti requisiti:

La certificazione IFS oggi è attiva con sei diversi standard, riconosciuti a livello mondiale. Quello più conosciuto è l’IFS Food, che è stato pubblicato nel 2003. Nel corso degli anni sono stati pubblicati altri Standard quali: IFS Logistics, IFS Wholesale/ Cash and Carry, IFS Broker, IFS HPC, IFS PACsecure e IFS Food Store.

Inoltre, IFS ha sviluppato il Programma IFS Global Markets per il settore alimentare, l’IFS Global Markets Logistics e HPC per consentire alle aziende un approccio graduale di implementazione del sistema di sicurezza e qualità.

L’attuale contesto ambientale in cui le aziende sono inserite è in continuo cambiamento ed evoluzione. Dinanzi al cambiamento, tuttavia, le aziende si trovano davanti ad una scelta: affrontare tale cambiamento come una minaccia o interpretarlo come un’opportunità di crescita e di sviluppo. Affinché il cambiamento venga visto come un’opportunità è indispensabile promuovere un approccio strategico che consenta alle aziende di identificare ciò che ritengono sia meglio nel proprio specifico modello di business e nel proprio contesto, purché questa analisi sia condotta avendo chiaramente definito cosa si voglia ottenere dai sistemi di gestione.

L’adozione di un sistema di gestione può in realtà essere uno strumento utile e quasi imprescindibile per guidare un’azienda al cambiamento; infatti, tutte quelle organizzazioni che negli anni hanno adottato i sistemi di gestione come strumento per perseguire i propri obiettivi hanno trovato in questi un elemento di supporto in direzione del cambiamento, al fine di affrontare un nuovo mondo in cui la salvaguardia della salute dei dipendenti, di clienti e dell’intera comunità imporrà la ricerca di nuovi modi di produrre, fornire e consumare beni e servizi.

In definitiva, la sicurezza, la gestione ambientale e il controllo della qualità hanno molti punti in comune e tutti lavorano per raggiungere l’obiettivo di rendere l’organizzazione più efficace ed efficiente prevedendo la fusione di sistemi formali esistenti e l’implementazione delle specifiche best practice in tutta l’organizzazione.

Fonti:

Sistema di Gestione  Integrato:  valore aggiunto per  l’ecosistema aziendale – Dispensa n. 7/2020 Assolombarda

Linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo – Giugno 2021 – Confindustria

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